Los contratos han sido los instrumentos legales para establecer relaciones comerciales entre clientes y proveedores, buscan establecer un mecanismo que permita plasmar los compromisos adquiridos y su correspondiente respaldo ante incumplimientos, sin embargo, el continuo crecimiento de las áreas de negocio, la integración de nuevas tecnologías, y la convivencia de diferentes generaciones en las organizaciones hacen que las actividades de control y gestión de los contratos sea una labor titánica frente a la operación.
Si a lo anterior le sumamos que siguen existiendo brechas de comunicación y entendimiento entre las áreas que centran su responsabilidad en las compras y las áreas que son requisitorias finales de los productos y/o servicios, esto sesga aún más un pleno entendimiento de las verdaderas necesidades que se planean cubrir en la empresa.
Las organizaciones, tanto del sector público como del privado, se enfrentan a una creciente presión para reducir los costos y mejorar el desempeño financiero y operativo. Los nuevos requisitos reglamentarios, la globalización, los aumentos en los volúmenes y la complejidad de los contratos han resultado en un reconocimiento cada vez mayor de la importancia y los beneficios de una gestión efectiva de los contratos (A.D. Allwright, 1997).
De acuerdo con la Oficina Nacional de Auditoría (NAO, por sus siglas en inglés) en su marco de trabajo de buenas prácticas para la gestión del contrato son cuatro los problemas clave que pueden influir en la gestión de contratos, entre los que se encuentran:
- El personal enfocado en el proceso de gestión de contratos ha participado en la fase de licitación o adjudicación del contrato
- La cultura organizacional en la cual la organización contratante enfoque los esfuerzos de manera detallada y orientada al proceso de contratación, mientras que el proveedor tenga un enfoque más abierto y de alto nivel
- Celebrar un contrato que tanto el cliente como el proveedor se sientan en desventaja de acuerdo con los términos y condiciones contractuales, o bien en cuanto a los términos comerciales se refiere
- No haber considerado los indicadores de desempeño y niveles de servicio en la fase del diseño del contrato, sino durante el proceso de licitación o adjudicación de este. (Good practice contract management framework, 2008)
Actualmente, y por demanda de la operación, existen soluciones en el mercado que justamente están orientadas en minimizar o erradicar las problemáticas a las cuales se enfrentan las organizaciones.
De acuerdo con dos análisis realizados por Gartner las tendencias para el 2023 en particular para la gestión del ciclo de vida de los contratos tendrán las siguientes tres características:
- “El 50% de todas las implementaciones destinadas al Ciclo de Vida Contractual por primera vez no logrará los beneficios esperados como resultado de una hoja de ruta tecnológica poco realista” (Connaughton, 2019)
- “El 90% de las empresas globales multinacionales y el 50% de las organizaciones medianas regionales contarán con soluciones de gestión del ciclo de vida del contrato” (Sommers & Connaughton, 2018)
- “La inteligencia artificial aportará un 30% más de eficiencia a las negociaciones contractuales y al proceso de finalización de documentos en organizaciones que implementan soluciones líderes de gestión del ciclo de vida del contrato” (Sommers & Connaughton, 2018)
La digitalización del proceso de compras en las organizaciones tiene cambios no solo a nivel operación, si no que también en el personal que trabaja en el área, los procesos que se ejecutan y las capacidades tecnológicas que soportan a la operación.
De acuerdo con un análisis de Forrester, considera que para este 2020, el 40% del ingreso de las organizaciones tendrá su origen a partir de estrategias digitales.
La evolución y maduración de las áreas responsables de adquisiciones estará delimitada por el tipo de cultura corporativa establecida en estas, así como la visión aspiracional que tenga la Dirección General, adicional se deben considerar tres principales aspectos:
- Identificar y habilitar capacidades digitales actuales en la organización
- Seleccionar proveedores clave con las capacidades que soporten la estrategia digital
- Incorporar en la medida de lo posible capacidades digitales para el suministro, abastecimiento y administración de proveedores, así como la evaluación de los productos o servicios otorgados
De acuerdo con las tendencias tecnológicas en el mundo, existen cinco principales tendencias que ayudan a la transformación digital en el proceso de compras, las cuales son:
- Automatización de procesos y computación cognoscitiva
Esta tendencia hace referencia a las capacidades tecnológicas para soportar la automatización de las actividades de abastecimiento en la organización, desde la búsqueda de los proveedores, el análisis de los costos y gastos correspondientes al producto y/o servicio, la valoración del mejor proveedor de acuerdo con criterios de selección establecidos, hasta el análisis de las propuestas y la evaluación de las mismas. La ventaja de incorporar este tipo de automatización es que hará la operación más flexible y adaptable a las necesidades de negocio.
- Analítica de datos
Es de suma importancia que las áreas de compras cuenten con un marco de referencia que permita la captura, análisis y explotación de datos para medir los resultados de las áreas de negocio. Estos resultados permiten medir el desempeño de las garantías contractuales, la satisfacción con los productos y/o servicios brindados, el comportamiento de los riesgos implicados en la ejecución contractual, el comportamiento de los criterios de evaluación de los proveedores. En general, esta información habilita escenarios predictivos en la empresa, tomando decisiones de forma oportuna e informada.
- Cómputo en la nube
Las organizaciones han optado por integrar a su operación rutinaria estándares de almacenamiento de información u operación de las aplicaciones bajo un esquema de software as a service (SaaS), esto permite a las empresas incrementar la migración de aquellas aplicaciones involucradas en el proceso de compras, aceleran también las correspondientes implementaciones y buscar reducciones en todos los costos asociados en la operación de estas, trasladando también el esfuerzo de la disponibilidad de los servicios a un proveedor en específico.
- Uso de redes sociales
El exponencial uso de las diversas redes sociales que hoy en día existen ha pasado de ser meras aplicaciones sociales para considerarse como parte de la operación de las empresas. Estas redes sociales permiten el acceso a un sin fin de información y pueden ser herramientas de colaboración para establecer relación comercial y de ejecución con proveedores que se encuentren en diversas regiones, llevar a cabo temas de investigación y capacitación a los interesados, conocer la atención post-venta del producto o servicio a adquirir, entre otros. Todo lo anterior con el objetivo de identificar los impactos que tendrá la contratación del proveedor correspondiente.
- Dispositivos móviles
El uso de dispositivos móviles es una tendencia que desde hace algunos años viene en aumento. Poder operar los procesos de compras y dar el seguimiento correspondiente desde un dispositivo móvil hará que la organización y las actividades contractuales sean más ágiles y eficientes, ya que no dependerán de estar físicamente para revisar, aprobar, evaluar y brindar un dictamen sobre las actividades de suministro, adquisición y administrador del portafolio de proveedores.
Fuentes:
A.D. Allwright, R. W. O. (1997). Buying Goods and Services: Professional Guide to Contracting Including Model Conditions (2da ed.). Chartered Institute of Purchasing & Supply.
Connaughton, P. (2019). 2019 Strategic roadmap for deploying Contract life Cycle Management Applications—It’s ok not to be cutting edge! Gartner. https://www.gartner.com/guest/purchase/registration?resId=3902463
Good practice contract management framework. (2008). National Audit Office.
Sommers, K., & Connaughton, P. (2018). Market Guide for Contract Life Cycle Management. Gartner. https://www.gartner.com/en/documents/3895881/market-guide-for-contract-life-cycle-management
