En estos días es difícil lograr que las personas presten atención en cualquier reunión, pero cuando las personas no están en la misma sala, puede ser especialmente difícil. Y es particularmente molesto cuando haces una discusión de nueve minutos, haces una pausa para una reacción esperada y recibes: “No estoy seguro de seguirte”, que bien podría significar: “Estaba lavando el champú con mi gato y no me di cuenta de que sería llamado”.
Seamos realistas, la mayoría de las reuniones siempre han sido un fracaso porque a menudo hay poca o ninguna responsabilidad por el compromiso. Cuando estamos juntos en una habitación, a menudo compensamos con el contacto visual coercitivo.
Los participantes sienten alguna obligación de fingir interés (incluso si están mirando sus teléfonos). En situaciones en las que no puede exigir atención con la opresión ocular, debe aprender a hacer lo que deberíamos haber dominado hace mucho tiempo: crear un compromiso voluntario. En otras palabras, debe crear oportunidades estructuradas para que los asistentes participen plenamente.
Hay cuatro razones generales para celebrar una reunión: influir en otros, tomar decisiones, resolver problemas o fortalecer las relaciones. Como todos estos son procesos activos, los pasajeros pasivos en una reunión rara vez realizan un trabajo de calidad. La condición previa para reuniones efectivas, virtuales o de otro tipo, es la participación voluntaria.
Esto es lo que funciona.
Tomemos a Raúl, un gerente de nivel medio, que está a punto de dirigir una presentación virtual de 15 minutos a 16 de sus compañeros dispersos de Norte a Sudamérica. Su objetivo es convencerlos de que deben identificar algunas oportunidades de ventas globales de cada una de sus carteras de cuentas regionales, y luego cooperar en su búsqueda. Para evitar una conferencia pasiva e involucrar al grupo, planea usar 18 diapositivas. Aquí están las reglas que Raúl debe seguir.
1. La regla de los 60 segundos.
Primero, nunca involucre a un grupo para resolver un problema hasta que lo hayan sentido. Haga algo en los primeros 60 segundos para ayudarlos a experimentarlo. Puede compartir estadísticas impactantes o provocativas, anécdotas o analogías que dramaticen el problema. Por ejemplo, Raúl podría compartir una estadística que muestra el tamaño promedio de los acuerdos globales para un competidor que provoca una sensación de inferioridad con el grupo. Podría compartir una anécdota sobre un cliente frustrado que dejó de comprar porque el equipo no pudo ofrecer precios y soporte globales. O bien, podría involucrar las emociones al hacer una analogía con las ballenas que se alimentan de manera mucho más efectiva cuando trabajan juntas para rodear grandes escuelas de krill, y luego se turnan para atiborrarse del festín. No importa qué táctica use, su objetivo es asegurarse de que los grupos comprendan el problema (u oportunidad) con empatía antes de intentar resolverlo.
2. La regla de responsabilidad.
Cuando las personas ingresan a cualquier entorno social, trabajan tácitamente para determinar su rol. Por ejemplo, cuando ingresa a una sala de cine, define inconscientemente su papel de observador: está allí para entretenerse. Cuando ingresas al gimnasio, eres un actor, estás allí para hacer ejercicio. La mayor amenaza de compromiso en las reuniones virtuales es permitir que los miembros del equipo tomen inconscientemente el papel de observadores. Muchos ya definieron felizmente su papel de esta manera cuando recibieron la invitación a la reunión. Para contrarrestar esta decisión implícita, cree una experiencia de responsabilidad compartida al principio de su presentación. No lo hagas diciendo: “Está bien, quiero que esto sea una conversación, no una presentación. Necesito que todos ustedes se involucren “. Eso rara vez funciona. En cambio, cree una oportunidad para que asuman una responsabilidad significativa. Esto se hace mejor usando la siguiente regla.
3. La regla de ningún lugar para esconderse.
La investigación muestra que una persona que parece tener un ataque cardíaco en un metro tiene menos probabilidades de obtener ayuda mientras más personas haya en el tren. Los psicólogos sociales se refieren a este fenómeno como difusión de responsabilidad. Si todos son responsables, entonces nadie se siente responsable. Evite esto en su reunión dando a las personas tareas en las que puedan participar activamente para que no haya ningún lugar para esconderse. Defina un problema que se pueda resolver rápidamente, asigne personas a grupos de dos o tres (máx.). Bríndeles un medio para comunicarse entre sí (videoconferencia, canal Slack, plataforma de mensajería, desgloses de audio). Si estás en una plataforma de reunión virtual que permite grupos separados, úsalos generosamente. Dales un marco de tiempo muy limitado para asumir una tarea muy estructurada y breve. Por ejemplo, tres minutos después de su lanzamiento, Raúl podría decir algo como: “La siguiente diapositiva muestra quién será tu compañero. Quiero que tome dos minutos en su grupo de trabajo para identificar un arrepentimiento global: un cliente con el que cree que podría haber tenido un trato mucho más grande si hubiéramos trabajado mejor juntos en los últimos 12 meses “. Luego, podría pedirles a todos que escriban sus respuestas en el pod de chat y / o llamar a uno o dos para compartir su ejemplo por teléfono.
4. La regla MDV.
Nada desconecta a un grupo de manera más confiable que asaltarlos con diapositivas tras diapositivas de datos adormecedores organizados en infinitas viñetas. No importa cuán inteligente o sofisticado sea el grupo, si su objetivo es el compromiso, debe mezclar hechos e historias. Alentamos a las personas a determinar el mínimo de slides de PowerPoint viable (Mínimo de Diapositivas Viables) que necesitan. En otras palabras, seleccione la menor cantidad de datos que necesita para informar e involucrar al grupo. No agregue una sola diapositiva más. Un beneficio adicional de esta regla es que te obliga a involucrar a los asistentes. Si tiene demasiadas diapositivas, se siente esclavizado a “superarlas”. Si Raúl tiene 18 minutos para hacer su trabajo, 15 diapositivas son demasiadas. Debería poder presentar su caso con una o dos diapositivas, luego usar diapositivas adicionales para realizar las tareas en las reglas 1-3 anteriores.
5. La regla de los 5 minutos.
Nunca pase más de 5 minutos sin darle al grupo otro problema para resolver. Los participantes están en habitaciones dispersas aquí y allá con docenas de distracciones tentadoras. Si no mantiene una expectativa continua de participación significativa, se retirarán a ese atractivo papel de observador, y tendrá que trabajar duro para recuperarlos. En su presentación de 15 minutos, Raúl debería tener 2-3 oportunidades de participación breves, bien definidas y significativas. Por ejemplo, podría concluir su presentación con una lista de opciones generada por el grupo y luego descartar una oportunidad de votación / votación para determinar la opinión del equipo sobre dónde comenzar.
La verdad es que estas reglas ya deberían ser una segunda naturaleza, sin importar qué tipo de reunión lideres. Pero lo que está en juego es aún mayor hoy cuando los miembros del equipo están fuera de la vista y sus mentes son libres de deambular. Seguir estas cinco reglas cambiará dramáticamente e inmediatamente la productividad de cualquier reunión virtual.
