La mayoría de las organizaciones son jerárquicas o centralizadas, por lo que sus líderes principales están en el centro. Todos los caminos conducen a ellos. Los líderes suelen ser mayores y tienen más problemas de salud. Durante una pandemia, como la que ahora enfrentamos con COVID-19, las estructuras organizativas estándar son un desastre administrativo en ciernes, porque es probable que las personas mayores sean las más afectadas.
Todos hemos aprendido sobre el valor del distanciamiento social para reducir la propagación de la infección. En el lugar de trabajo, la separación física a menudo significa volverse virtual, y tenemos muchas herramientas para eso. Pero dado que las ideas y la toma de decisiones se deben principalmente a las personas centrales (senior) y desde ellas, el trabajo esencial de prevenir la propagación de enfermedades puede presentar riesgos para el trabajo también esencial de dirigir una organización. Eso es cierto en parte porque las conversaciones informales (como los chats ad hoc en los pasillos o al obtener café) representan aproximadamente la mitad de la calidad de la decisión. Entonces, si tratamos de confiar en los flujos habituales de ideas y decisiones en un ámbito principalmente virtual, la calidad puede degradarse. Es un problema perverso sin una solución simple.
Entonces, ¿cómo minimiza la propagación de la enfermedad mientras mantiene el flujo de las ideas necesarias en una organización de alto rendimiento, y al mismo tiempo preserva la salud mental, la confianza y la solidaridad? Este artículo destaca algunas tácticas y herramientas a menudo complementarias que tenemos a nuestra disposición.
Maximizar el flujo de ideas
Cuando el contacto en persona se reduce considerablemente, tenemos muchas menos señales físicas habituales (postura corporal, faciales expresiones, etc.) para ayudar a guiar nuestras decisiones y comportamiento. Pero aún necesitamos sentirnos conectados: que podemos comunicarnos de manera genuina con otras personas y que pueden comunicarse con nosotros. Esta auténtica interacción bidireccional es crucial no solo para la salud mental sino también para el libre flujo de ideas.
Una forma para que los líderes evalúen si las interacciones auténticas, productivas y gratificantes continúan sucediendo es medirlas continuamente. Eso significa rastrear patrones de comunicación digital, junto con el contacto físico y la exposición, y tratar de equilibrarlos para maximizar el flujo de idea y minimizar la propagación del virus.
Por ejemplo, la empresa Humanyze mide las rutas de teleconferencia, teléfono y correo electrónico de su organización, pero por razones de privacidad no analiza el contenido. Luego produce un gráfico que describe aproximadamente el flujo de ideas en su organización, que muestra cuándo los empleados no están comprometidos, qué grupos son muy cohesivos y dónde existen cuellos de botella. La información ofrece oportunidades para modificar las vías de comunicación, las estructuras de colaboración y otros sistemas que sustentan el flujo de ideas.
Tales ajustes serán cada vez más importantes a medida que cambien los horarios y modos de trabajo de las personas durante las próximas semanas y meses.
Bajar el costo social
A diferencia de preguntar “¿Todos están de acuerdo?” En una reunión en persona (o incluso en un video), las herramientas de toma de decisiones, como la votación secreta, reducen el costo social de expresar un punto de vista opuesto. Las voces fuertes que silencian las de los demás son menos probable que gobierne el día, construyendo así una base de confianza más amplia al señalar que las opiniones de todos los participantes son importantes.
Ri3 Analytics, que analiza videoconferencias en tiempo real, le recuerda sutilmente a las personas que no interrumpan ni hablen de otros. Sus “empujones” impulsados por la inteligencia artificial (en forma de gráficos de retroalimentación y mensajes de chat privados) alientan a los extrovertidos a no dominar las conversaciones con tanta frecuencia y a los introvertidos a sentirse menos alienados. Cuando todos se sienten escuchados, aumenta el sentido de pertenencia al grupo y mejora la toma de decisiones.
Las herramientas de Cogito escuchan el tono de voz (pero no las palabras) durante las interacciones del centro de llamadas y también le recuerdan al staff cuando se supone que deben decir algo, hablar demasiado o alzar la voz. Los recordatorios mejoran la participación del cliente pero tienen un efecto positivo aún mayor en los niveles de los empleados y las tasas de rotación. Las herramientas de Cogito también se pueden implementar para analizar la comunicación verbal dentro de las empresas.
Recompense el flujo
Para fomentar la solidaridad, intente un mercado de ideas, donde las personas puedan publicar ideas y ganar recompensas cuando otras personas las respalden. La investigación sugiere que los mercados de ideas no son una forma óptima de tomar decisiones, sino que son un medio bastante bueno para descubrir lo que está sucediendo en su organización, escuchar inquietudes y (si se hace bien) averiguar si las personas sienten que sus ideas se están escuchando y usado.
También puede implementar el concepto de recompensas entre pares de manera más amplia. Una vez por semana, haga que las personas en un grupo de trabajo voten (por votación secreta) por el miembro del equipo que creen que ha sido más útil o de mayor apoyo emocional. Luego, otorgue al ganador un bono de sueldo (pero asegúrese de que nadie pueda ganar dos veces en un mes, para evitar concursos de popularidad). Las recompensas entre pares le indican al ganador: “Las personas con las que trabajo valoran lo que estoy haciendo”. Se ha demostrado que las recompensas sociales mejoran la confianza y la solidaridad en los grupos de trabajo, algo que necesitamos especialmente cuando estamos físicamente separados unos de otros.
Refuerce la conexión, minimice el contacto directo
Mucho antes de la pandemia de coronavirus, el concepto de “amigos Ou” echó raíces. La idea: al igual que los niños tienen amigos en el campamento o en la escuela, te emparejas con alguien de forma remota para comunicarse regularmente (a menudo por video) cuando estás enfermo (o en cuarentena) en casa. Usted y su amigo pueden hablar de negocios si lo desean, pero sobre todo comparten cosas como mantener entretenidos a los niños mientras trabajan desde casa y no están en la escuela, cómo se mantienen seguros y cualquier otra cosa que fortalezca lazos sociales.
Aliente a las personas a elegir a sus propios amigos, deles tiempo para establecer contacto entre ellos y recompénselos por ese comportamiento de cualquier forma no monetaria que se adapte a su cultura laboral. Por ejemplo, en lugar de refrigerios en un área común (que podría usar en un entorno de oficina normal), haga que el “tiempo de chat de amigos” del video cuente como horas de trabajo o acumule puntos para los obsequios entregados a los hogares de los empleados.
Evidencia sólida muestra que compartir entre las personas refuerza la salud mental y que tener una persona específica a la que recurrir en un momento de necesidad o crisis es especialmente útil. Promover una conexión humana regular cuando se debe minimizar el contacto físico puede contribuir en gran medida a mantener el apoyo social que requiere cualquier organización.
Para promover la salud mental específicamente, Ginger ofrece servicios de soporte completo. Garantiza que dentro de solo 60 segundos de enviar mensajes de texto al servicio, recibirá un coaching en tiempo real de un ser humano y tendrá una conversación sobre lo que le está molestando. El objetivo es mitigar los sentimientos depresivos y otras emociones negativas, y las principales empresas están utilizando Ginger para toda su fuerza laboral. Servicios como estos son especialmente valiosos en tiempos de crisis, cuando el apoyo en persona de colegas e incluso profesionales de la salud está menos disponible.
El distanciamiento social médicamente recomendado para frenar la propagación de enfermedades, junto con las prácticas de higiene, son cruciales para nuestra salud física. Pero también debemos reconocer los efectos del distanciamiento sobre la salud mental, la confianza y la solidaridad dentro de las organizaciones cuyas actividades ayudan a mantener nuestros medios de vida y nuestro sentido de propósito. Aún debemos mantener el Oow de las ideas y maximizar la toma de decisiones efectiva en un momento en que nuestras organizaciones y las personas que las integran están más dispersas que nunca.
A medida que los líderes y gerentes ayudan a las personas a ejecutar la visión y estrategia a largo plazo de una organización, debemos implementar herramientas que nos ayuden a modificar nuestros hábitos para adaptarnos a las nuevas realidades. Espero que al compartir mis ideas aquí y destacar algunas herramientas y tácticas pertinentes, esté haciendo mi parte para contribuir a este esfuerzo en rápida evolución.
