Hoy en día existen muchas herramientas tecnológicas que nos permiten hacer equipos virtuales, éstos requieren de comunicación efectiva, es decir debemos prestar especial atención a las interacciones al momento de trabajar. Un estudio realizado en Massachusetts Institute of Technology reveló que el rendimiento depende de cómo las personas usan estas tecnologías, no necesariamente de las herramientas por sí solas.
Estas son las 5 estrategias simples que debemos implementar para aumentar el rendimiento y sacarles mayor provecho a los equipos virtuales.
- Alinear la tecnología con el objetivo
Se debe de escoger la herramienta que sea funcional para la tarea planteada y el objetivo del equipo, en muchas ocasiones buscamos y utilizamos la que conocemos, esto puede ser contraproducente ya que no tendremos lo necesario para llevar a cabo las tareas de la mejor manera, conocer cada una de las opciones tecnológicas que existen como el correo electrónico, las plataformas de chat, las videoconferencias, entre muchas otras, nos ayudará a escoger la que mejor se adapta a nuestras necesidades.
Por ejemplo, las videoconferencias son una muy buena opción cuando nuestro objetivo es negociar o resolver algún problema ya que nos dan la posibilidad de tener muchas herramientas en una sola plataforma, por lo tanto, son más interactivas y se adaptan a diferentes tareas al momento de cuadrar varias ideas y perspectivas.
Mientras más complicado sea el objetivo, más cercana debe ser la comunicación, es por eso que las videoconferencias nos permiten mantener una comunicación precisa sobre los temas importantes a tratar, ya que podemos ver a nuestro interlocutor y así generar debates y evitar malentendidos. - Hacer que las intenciones sean claras
Mayormente la comunicación en estos días es a base de textos, incluso en nuestra vida diaria preferimos un mensaje a una llamada, pero esto puede tener consecuencias, ya que la interpretación que le dé el receptor puede no ser la correcta.
· Las personas tienden a ser menos cautelosas y más negativas cuando escriben. Y es que cuando no podemos ver la reacción de las personas cuando responden un mensaje, es más fácil decir cosas que no diríamos en persona.
· La negatividad va en ambos sentidos. Las investigaciones sugieren que los receptores de un correo electrónico que pretende transmitir emociones positivas se suele interpretar como un mensaje emocionalmente neutral.
· La gente lee con diferentes ópticas. En muchas ocasiones asumimos que las personas prestarán especial atención en lo que nosotros creemos es lo importante dentro de un mensaje y llegamos a sobreestimar que nuestras prioridades fueron claras.
Así es que es importante que enfaticemos los mensajes que requieren especial atención, no supongamos y puntualicemos en los momentos en que buscamos obtener una respuesta del receptor, hacerlo visible nos ayudará a evitar confusiones e interpretaciones erróneas. La comunicación clara tiene muchas consecuencias favorecedoras dentro de las organizaciones.
- Mantenerse en sincronía
Cuando no se tiene interacción cara a cara, el riesgo de perder el contacto es mucho mayor. Al final de cuentas al usar herramientas tecnológicas, nos podemos enfrentar con muchos fallos comunicacionales derivados de un sinfín de obstáculos, como por ejemplo no saber con certeza si el mensaje fue recibido, o la distribución desigual de la información entre los mismos participantes del equipo, la falta de frecuencia personal, es decir, el contacto cara a cara, puede crear diferentes visiones y perspectivas del equipo, y por supuesto el tiempo. No es lo mismo cuando nos encontramos dentro de una oficina con nuestros compañeros y podemos debatir en el día a día a estar lejos y olvidarnos de mantener el contacto.
Mantener comunicación regular con todos los miembros del equipo, tendrá resultados positivos dentro de las tareas a realizar.
- Empatía
Tanto en la vida personal como profesional, la confianza es un aspecto clave al momento de interrelacionarnos con otras personas, es por eso que dentro de una organización, con nuestros compañeros de trabajo, la confianza se ve influenciada por gustos y familiaridad, sin embargo, es necesario que se guíe hacia el trabajo en equipo para obtener los resultados esperados.
Animar a todos los participantes a responder rápidamente a las solicitudes de sus compañeros, tomarse el tiempo para dar retroalimentación sustancial tendrá como resultado que la comunicación sea positiva y tenga un tono de apoyo que permitirá encontrarnos en un ambiente agradable, en donde todos se sientan parte de la empresa y el grupo laboral luche por dar los mejores resultados.
- Ser abierto e inclusivo
Evidentemente no todos los participantes dentro de una organización tienen las mismas experiencias, antecedentes e incluso culturas, es por esta razón que en este último punto nos vamos a enfocar en la diversidad, si bien es un aspecto importante porque tendremos muchas perspectivas que nos ayudarán a enriquecer todas nuestras tareas, también puede llegar a ser un reto del que debemos aprender.
En muchas ocasiones las personas optarán por contenerse cuando no pueden observar la reacción de sus compañeros al momento de tener una participación, y es que las herramientas virtuales reducen las señales sociales que ayudan a los miembros a crear lazos, lo que puede disminuir la motivación para compartir ideas e información.
Así es que hay que centrarnos en comunicar de manera abierta e inclusiva e involucrar a todos los participantes al momento de las tomas de decisiones importantes.
¿Qué deben hacer los líderes?
Las relaciones de comunicación recaen sobre la cabeza, el líder de la organización, es por eso que aquí hay algunos otros consejos que permitirán ir desarrollando y mejorando la comunicación con todos los participantes.
La comunicación informal en muchas ocasiones tiene mayores resultados, porque es como romper el hielo, esto ayuda a la confianza, que se vea como una línea horizontal en la que, si bien existe un jefe, todos son igual de importantes y relevantes, siempre nos hablan de “ponernos la playera” pero es un proceso orgánico que debe de estar impulsado por el líder.
La claridad es fundamental, es por eso que, en resumen, a continuación, enlistamos algunos aspectos en los que se debe de prestar atención para mejorar la comunicación con los equipos virtuales:
· Especificar las tecnologías que el equipo utilizará para cada una de las tareas.
· Tener formatos y etiquetas estándar para las comunicaciones escritas.
· Hacer un plan para mantener a todos en sincronía.
· Establecer un tiempo de respuesta a las solicitudes enviadas.
· Establecer tipos de comunicación que deben de ser compartidas con todos.
Algunos de los estudios realizados también sugieren que las personas que están más familiarizadas con ciertas herramientas tecnológicas tienen una mejor comunicación virtual, así es que los líderes deben de apoyarse en estos integrantes del equipo y poder modelar las formas de comunicación que más se asemejan a las necesidades de la organización y de esta manera optimizar para obtener mejores resultados.
Fuente:
Sharon Hill, N, Barton M. Kathryn. Five ways to improve communications in virtual teams, MITSLoan Management, 2018.
